In verband met de bereikbaarheid voor klanten te vergroten vraagt een werkgever haar werknemers om bij afwezigheid langer dan één dag een collega manager te machtigen voor toegang tot zijn of haar e-mail. Mocht een werknemer bij afwezigheid vergeten zijn iemand te machtigen, dan kan de manager via het bedrijfsbureau toegang tot de e-mail verkrijgen.
Volgens de ondernemingsraad van de werkgever is deze instructie via het bedrijfsbureau een besluit waarvoor haar instemming is vereist. De ondernemingsraad stemt niet in en vordert in kort geding de werkgever te verbieden uitvoering te geven aan haar besluit om zonder instemming van werknemers toegang te verkrijgen tot de e-mail van werknemers. De kantonrechter kent de eis toe.
De werkgever tekent beroep aan. Volgens het Hof Amsterdam is sprake van een faciliteit die de manager feitelijk in staat stelt om toegang te krijgen tot de e-mail van een werknemer. Deze toegang kan zonder diens toestemming geschieden zodat niet sprake is van louter menselijk toezicht (de manager) zonder dat gebruik wordt gemaakt van een technisch hulpmiddel (toegang tot de e-mail via het bedrijfsbureau). Het technische hulpmiddel biedt de mogelijkheid om gedrag en prestaties van werknemers te observeren en te controleren. Deze mogelijkheid is niet incidenteel, maar wordt algemeen toegepast.
Ook het hof is op grond van het vorenstaande van oordeel dat op grond van art. 27 Wet op de Ondernemingsraad toestemming van de ondernemingsraad is vereist. Het hof bekrachtigt het bestreden vonnis. Zonder toestemming van de ondernemingsraad mag (een manager van) de werkgever niet meer via het bedrijfsbureau toegang krijgen tot de e-mail van de werknemers.
Bovenstaande scenario komt bij veel bedrijven voor; het is voor werkgevers derhalve goed om te weten dat zij zichzelf niet zo maar – in alle omstandigheden – toegang mogen verschaffen tot de e-mail(account) van de werknemer.
De verantwoordelijkheid van leidinggevenden binnen een bedrijf stopt niet bij het einde van de werktijd. Ook als een manager een personeelsuitje buiten werktijd regelt voor werknemers, blijft hij verantwoordelijk. De Kantonrechter Eindhoven heeft dat bevestigd in een uitspraak van 26 juni 2013.
In die zaak had een manager (werknemer) van een uitvaartmaatschappij (werkgever) een teamuitje georganiseerd dat overdag plaatsvond in Amsterdam. Aansluitend had hij een aanvullend avondprogramma geregeld genaamd ‘Ondeugd op de Wallen’. Werknemers konden vrijwillig deelnemen aan het aanvullende progromma. De manager had uitdrukkelijk vermeld dat het aanvullende programma een strikte privé aangelegenheid betrof en werknemers daarvoor zelf nog een aanvullend bedrag van EUR 35 moesten bijbetalen als zij meegingen. Zeven werknemers besloten mee te gaan. Het bleek te gaan om een striptease-act op de Wallen.
Toen de werkgever achteraf hoorde over het teamuitje heeft zij de werknemer direct op non-actief gezet en is zij een procedure gestart bij de Kantonrechter waarin zij ontbinding van de arbeidsovereenkomst heeft verzocht. De werkgever vond de handelwijze van de manager ongepast en ongewenst. De manager had een voorbeeldfunctie en door het organiseren van een erotisch getint personeelsuitje had hij afbreuk gedaan aan het gezag dat hij als manager moest hebben. Bovendien had de manager de werkgever in diskrediet gebracht waardoor de werkgever reputatieschade had geleden. Het zou ook niet de eerste keer zijn geweest dat de werknemer over de schreef was gegaan.
De manager verweerde zich. Hij stelde zich op het standpunt dat het avondprogramma een pure privé aangelegenheid waarop de werkgever geen invloed kon uitoefenen, tenzij er sprake zou zijn van direct en concreet nadeel voor de werkgever. Maar dat was niet het geval volgens de manager. Bovendien zou de werkgever boter op zijn hoofd hebben: de georganiseerde activiteit zou passen binnen de cultuur van de organisatie van de werkgever, want tijdens andere activiteiten werd vaker gedronken en ‘bandeloos’ gedrag vertoond, onder andere tijdens een managementuitje naar de Baja Beachclub in Rotterdam.
De Kantonrechter heeft beslist dat als een manager een activiteit regelt voor werknemers, geen sprake meer is van een privé activiteit, met name ook niet wanneer die is georganiseerd tezamen met een teamuitje. De manager had door het organiseren van een seksueel geladen activiteit de grenzen van het toelaatbare ruimschoots overschreden. De Kantonrechter ontbindt daarom de arbeidsovereenkomst. Omdat de Kantonrechter wel vindt dat de werkgever een verkeerd voorbeeld heeft gegeven, onder andere vanwege het management uitje naar de Baja Beachclub, kent hij wel een verlaagde ontbindingsvergoeding toe aan de werknemer
Arbeidscontracten worden vaak beëindigd door middel van een beëindigingsovereenkomst tussen de werkgever en de werknemer. Daarin spreken zij af welke rechten en verplichtingen zij over en weer nog hebben bij de beëindiging en daarna. Bijvoorbeeld het recht van een werknemer op een beëindigingsvergoeding of het verval van relatie- en non-concurrentiebedingen. Om onzekerheid te voorkomen over (het bestaan van) eventuele andere rechten en verplichtingen die niet in de beëindigingsovereenkomst zijn genoemd, spreken partijen daarnaast meestal af dat zij elkaar finale kwijting verlenen. Dat houdt in dat de werkgever en de werknemer niets meer van elkaar te vorderen hebben (afgezien van de afspraken in de beëindigingsovereenkomst). Normaal gesproken kunnen partijen dan achteraf niet meer van elkaar vorderen. Dat geldt echter niet altijd, zo blijkt onder andere uit een uitspraak van de Kantonrechter Amsterdam van 17 juli 2013.
In die zaak had de werknemer haar werkgever, na een onbetaald verlof van zes maanden, gevraagd in te stemmen met beëindiging via een beëindigingsovereenkomst. De werkgever stemde daarmee in en partijen verleenden elkaar finale kwijting over en weer. Achteraf kwam de werkgever er echter achter dat zij ten onrechte loon aan de werknemer had doorbetaald gedurende het onbetaalde verlof. De werknemer had daarover niets gezegd bij het sluiten van de beëindigingsovereenkomst en het afspreken van finale kwijting. De werkgever is vervolgens een procedure gestart bij de Kantonrechter Amsterdam waarin zij van de werknemer terugbetaling van het teveel betaalde loon vorderde.
De Kantonrechter besliste in deze zaak dat de finale kwijtingsafspraak in de beëindigingsovereenkomst niet zo ruim kon worden uitgelegd dat daaronder ook viel de vordering van werkgever wegens teveel betaald loon. In deze situatie, waarin de werknemer bewust niets had gezegd terwijl de werkgever niet wist dat zij teveel had betaald, rustte op grond van de eisen die in redelijkheid aan een goed werknemer mogen worden gesteld een spreekplicht. De werknemer moest het teveel ontvangen loon aan de werkgever terugbetalen.
Een finale kwijtingsafspraak zal in de meeste situaties betekenen dat de werkgever en de werknemer niets meer van elkaar kunnen vorderen. Maar in sommige uitzonderlijke situaties kan dat dus wel. Vooral wanneer één van partijen achteraf niet te goeder trouw blijkt te zijn geweest bij het maken van die afspraak en heeft gezwegen waar zij had moeten spreken.