In verband met de bereikbaarheid voor klanten te vergroten vraagt een werkgever haar werknemers om bij afwezigheid langer dan één dag een collega manager te machtigen voor toegang tot zijn of haar e-mail. Mocht een werknemer bij afwezigheid vergeten zijn iemand te machtigen, dan kan de manager via het bedrijfsbureau toegang tot de e-mail verkrijgen.
Volgens de ondernemingsraad van de werkgever is deze instructie via het bedrijfsbureau een besluit waarvoor haar instemming is vereist. De ondernemingsraad stemt niet in en vordert in kort geding de werkgever te verbieden uitvoering te geven aan haar besluit om zonder instemming van werknemers toegang te verkrijgen tot de e-mail van werknemers. De kantonrechter kent de eis toe.
De werkgever tekent beroep aan. Volgens het Hof Amsterdam is sprake van een faciliteit die de manager feitelijk in staat stelt om toegang te krijgen tot de e-mail van een werknemer. Deze toegang kan zonder diens toestemming geschieden zodat niet sprake is van louter menselijk toezicht (de manager) zonder dat gebruik wordt gemaakt van een technisch hulpmiddel (toegang tot de e-mail via het bedrijfsbureau). Het technische hulpmiddel biedt de mogelijkheid om gedrag en prestaties van werknemers te observeren en te controleren. Deze mogelijkheid is niet incidenteel, maar wordt algemeen toegepast.
Ook het hof is op grond van het vorenstaande van oordeel dat op grond van art. 27 Wet op de Ondernemingsraad toestemming van de ondernemingsraad is vereist. Het hof bekrachtigt het bestreden vonnis. Zonder toestemming van de ondernemingsraad mag (een manager van) de werkgever niet meer via het bedrijfsbureau toegang krijgen tot de e-mail van de werknemers.
Bovenstaande scenario komt bij veel bedrijven voor; het is voor werkgevers derhalve goed om te weten dat zij zichzelf niet zo maar – in alle omstandigheden – toegang mogen verschaffen tot de e-mail(account) van de werknemer.
